Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

#5 Tehnik dasar menyusun surat undangan rapat yang baik sehingga mendapatkan respon/feedback sesuai yang di harapkan

#5 Tehnik dasar menyusun surat undangan rapat yang baik sehingga mendapatkan respon/feedback sesuai yang di harapkan - Pernahkah anda mendapatkan surat undangan? Baik undangan pernikahan maupun sampai undangan rapat? Pasti pernah bukan. Surat undangan yang kamu terima ada yang bersifat resmi dan ada juga yang tidak resmi.
 

Adapun yang di maksud dengan undangan yang resmi iyalah surat undangan yang dibuat oleh suatu perusahaan atau instansi atau organisai dan lemabaga ataupun yayasan agar orang yang di tuju dapat hadir pada acara rapat oleh pihak yang mengundang.
 

Sebagai contohnya seperti, pihak sekolah kamu mengudang orang tuamu untuk hadir pada rapat kenaikan kelas, sebuah perusahaan mengundang para klain dalam rapat saham tahunan, dll.
 

Sedangkan surat undangan tidak resmi adalah undangan yang di buat perorangan yang dapat dikatakan juga mewakili dirinya sendiri agar dapat hadir dalam acara yang di buat oleh pengundang.

#5 Tehnik dasar menyusun surat undangan rapat yang baik sehingga mendapatkan respon/feedback sesuai yang di harapkan
#5 Tehnik dasar menyusun surat undangan rapat yang baik sehingga mendapatkan respon/feedback sesuai yang di harapkan

Sebagai contohnya seperti acara pernikahan, selamatan, syukuran dll.
Tetapi ada juga surat yang berasal dari suatu perusahaan tetapi tidak dikatagorikan resmi , surai ini dinamakan surat undangan setengah resmi.


Kenapa di katakana surat undangan setengah resmi, hal ini karena surat itu sebenarnya berasalal dari suatu lembaga dan tidak perorangan maka dapat di katagorikan resmi, tetapi karna acara yang di selenggarakan tidak resmi seperti contonya acara ulang tahun perushaan atau acara halal bi halal, dll. Maka surat yang seharusnya resmi menjadi setengah resmi.
 

Salah satu surat undangan resmi yang sering sekali kita jumpai dalam kehidupan sehari-hari adalah undangan rapat.
 

Lantas bagaimanakah bentuk surat undangan rapat atau isi surat undangan rapat yang baik dan benar?
 

Nah, dalam artikel kali ini saya ingin membahas tentang hal itu? Semoga bermanfaat.
 

#Tehnik menyusun surat undangan rapat yang baik dan benar


Surat undangan rapat adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada seseoarang agar pada saat kegiatan rapat dapat menghadiri acara rapat.
 

Untuk dapat membuat surat undangan yang baik dan dapat menyusun surat undangan rapat, maka kita harus megetahui terlebih dahulu mengetahui hal-hal dasar sebelum membuat surat apa saja itu?
 

#1. Komunikasi


Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain, baik secara lisan maupun secara tulisan.
 

Komunikasi dapat dikatagorikan efektif apabila yang di komunikasikan atau yang disampaikan ketujuan.
 

Surat merupakan salah satu komunikasi yang dapat dikatagorikan sebagai komunikasi tertulis, surat harus memberikan informasi yang jelas, surat yang tidak menampilkan kejelasan yang tidak signifikan akan menghasilakan kesalahan komunikasi diantarnaya:
 

  • Tidak dapat di mengerti sehingga menimbulakan kebingungan oleh pihak pembaca (penerima surat)
     
  • Terjadi pemahaman surat ganda atau pemahaman yang salah atau salah penafsiran pada isi surat
     
  • Tidak mendapatkan balasan surat dari pihak penerima, hal ini karna surat tidak memberikan informasi yang jelas
  • Tidak akan dapat meksud dan inti sari surat tersebut
     

#2. Seorang penulis surat harus menguasi dasar 3M

Dalam pembuatan surat, diperlukannya suatu keterampilan dalam hal-hal penulisan surat.
 

Baik itu berupa merumuskan isi surat sampai dengan menuangkannya ke dalam bentuk kalimat. Apa tujuan hal ini harus di ketahu oleh si penulis?
 

Tujuannya agar mendapatkan feedback/respon/reaksi sesuai dengan kita harapakan.
 

Nah langkah 3M tersebut diantaranya:

#a. Memahami pemakaian bahasa sesuai dengan kaidah Ejaan yang di sempurnakan (EYD) Indonesia, Memahami peraturan yang berkaitan denan surat dan pekerjaanya

#b. Mengetahui permasalahan surat dan latar belakang di buat surat
Mengetahui kepada siapa surat itu di tujukan

#c. mengenal dan mengetahui tehnik meyusun surat dengan baik, dari segi kop surat, pembukaan, isi surat hingga penutup


untuk cara mengetahui penggunaan kop surat, pembukaan, isi surat dan penutup kamu bisa baca disini: Cara menulis surat yang baik dan benar dan #4 bagian surat yang harus kamu perhatikan penggunanaanya

#3. Bahasa surat

Hal lain yang harus kamu perhatikan ialah bahasa surat , dalam menata surat undangan adalah hal yang sangat penting ialah bahasa surat.
 
Apa itu bahasa surat?
 
Bahasa surat adalah bahasa yang di gunakan dalam menulis surat yang berisikan buah pikiran atau pokok-pokok yang ada dalam isi surat yang bertujuan untuk mendapatkan tanggapan yang baik dari penerima surat.
 
Meskipun bahasa surat yang digunakan khusus untuk surat meyurat, namun tetap tidak boleh meyimpang dari kaidah-kaidah bahasa Indonesia atau bahasa lain yang di gunakan. 

Seperti contoh berikut:

Dari segi Tanda besar


cv. gudang pinang pembengis
jl.lorong darat
bram itam

seharusnya

CV.Gudang Pinang Pembengis
Jalan Lorong Darat / JL. Lorong Darat
Bram Itam 

dan masih banyak lagi contoh lainya seperti penggunaan ejaan, pemilihan kata, susunan kata, dll.


#4. Kecermatan memilih kata


Kecermatan dalam memilih kata juga merupakan dasar dapat menulis surat undanga rapat, seorang yang dapat merangkai kata dengan baik menadakan kemapuan , kepandaian dan ketelitian anda sagat baik dalam menulis surat.
 

Nah, dalam merangkai kata/memilih kata yang pas tentunya kamu harus tetap mengutamatakan keinginan pembaca.
 

Surat itu dapat dikatagorikan berhasil apabila sasaran isi surat itu dapat terlaksana dan surat yang telah di buat dapat menarik perhatian pembaca.
Agar dapat menarik perhatian pembaca lakukan langkah ke lima ini
 

#5. Mempengaruhi pembaca dengan memperhitungkan kepribadian, tingkatan.


kedudukan, pendidikan hingga pengetahuan pembaca.
Kenapa hal ini dilakukan? Tujunanya agar dapat menalaah cara terbaik dalam menuangkan isi surat dengan bahasa yang tepat.
 

Contohnya seperti surat undangan rapat yang di tujukan kepada pimpinan akan berbeda dengan bahasa yang di tujukan kepada staf.
 

Nah, sekarang kamu sudah tahu bukan dasar tehnik pembuatan surat undangan rapat. Untuk syarat penulisan suran yang baik dan benar seperti kepala surat, pembukaan, isi surat, hingga penutup + dengan contoh surat undangan kamu bisa baca pada artikel saya sebelumnya. 

Sampai jumpa lagi pada info lainya.bye

Baca juga:
Perencanaan warna ruang kantor untuk efisiensi kerja (semangat, konsentrasi dan tenang)

#6 rahasia sukses berwirausaha yang benar dan terarah untuk menunjang kesuksesan anda di masa depan

MEMO cara membuat memo yang baik, benar dan cara merespon MEMO
Jahri Mahfus
Jahri Mahfus Seorang Penulis dan Freelancer

Posting Komentar untuk "#5 Tehnik dasar menyusun surat undangan rapat yang baik sehingga mendapatkan respon/feedback sesuai yang di harapkan"

Berlangganan via Email