Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Cara menulis surat dinas berdasarkan format yang baku beserta contohnya

Cara menulis surat dinas berdasarkan format yang baku beserta contohnyaSurat adalah sehelai kertas yang memuat bahan komuniksi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain,baik atas nama pribadi maupun atas nama kantor (organisasi). Surat dinas adalah jenis surat resmi, selain bahasanya yang baku, surat dinas juga memiliki ketentuan bantuk (format) dan penulisan yang baku. Secara umum surat terbahagi atas dua macam yaitu surat resmi dan surat tidak resmi atau surat formal atau surat non formal.

Selah dijabarkan secara lebih rinci lagi surat dapat digolongkan menjadi 3 macam bentuk yaitu surat berdasarkan bahasanya yang terdiri darii surat resmi dan tidak resmi, selanjutnya surat berdasrkan pengirim dan isinya yang terdiri dari surat dinas, surat pribadi, surat niaga, dan surat sosial. Dan yang terakhir surat berdasarkan tujuannya yang terdiri dari 10 macam pembagian yaitu : surat perjanjian, surat laporan, surat keputusan, surat pengantar, surat panggilan, surat peringatan, surat permintaan, surat susulan, surat perintah, dan surat pemberitahuan.

Nah, dalam kesempatan kali ini admin ingin mengulas mengenai surat dinas, yang mana surat dinas dapat kita kelompokkan berdasarkan pengirim dan isinya.

Cara menulis surat dinas berdasarkan format yang baku beserta contohnya
Cara menulis surat dinas berdasarkan format yang baku beserta contohnya

Apa itu surat dinas? Surat dinas adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau organisasi resmi pemerintahan dan berisi pesoalan dan tujuan yang menyangkut penyelenggaraan kepemerintahan. Surat dinas dapat ber isikan dengan tujuan yang berbeda – beda, tetapi secara pasti surat dinas termasuk surat yang bersifat resmi atau surat dengan cara penulisannya harus sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar.

Apa sih surat resmi itu? Surat resmi adalah surat yang ditulis dengan Bahasa resmi serta dengan ketentuan format yang baku.

Maksud dari kata format yang baku disini meliputi dari seluruh bagian – bagian penting surat mulai dari kepala surat hingga tanda tangan dan tembusan surat. Semuanya harus diperhatikan dengan baik agar surat memang sangat resmi tidak asal-asalan ataupun menjadi surat tidak resmi.

Nah, apa sajakah ketentuan dan peraturan dalam menulis surat yang berbentuk resmi yang akan kita kupas dalam surat dinas, bagaimana srutur surat dinas yang baku itu, berikut ini kami sajikan penjelasan beserta contohnya, untuk lebih jelasnya, YUK! Kita simak ulasan berikut ini.

#Cara menulis surat dinas berdasarkan format yang baku beserta contohnya

Dari beberapa contoh surat resmi, hampir semua berpatokan yang sama dalam penulisan suratnya yang membedakannya hanya isi dan bentuk surat yang diinginkan si penulis, namun untuk tata cara penulisan sama saja yaitu harus menggunakan Bahasa yang baku serta sesuai dengan tuntunan kaidah – kaidah Bahasa Indonesia.

Cara menulis surat dinas berdasarkan format yang baku beserta contohnya
Cara menulis surat dinas berdasarkan format yang baku beserta contohnya

Dalam surat dinas terdiri dari 9 point penting yang perlu kamu perhatikan, sruktur dan bentuknya meliputi :

  1. Kepala surat
  2. Tempat dan Tanggal surat
  3. Nomor, lampiran, dan perihal surat
  4. Alamat surat
  5. Salam pembuka
  6. Isi surat
  7. Salam penutup
  8. Nama dan tanda tangan pengirim
  9. Tembusan

Dari setiap bagian-bagian surat diatas haruslah kamu tulis dengan benar serta sesuai dengan tata cara penulisan yang formal, berikut ini penjelasan secara rinci masing-masing bagian-bagian surat resmi – surat dinas, ulasannya sebagai berikut.

1. Kepala surat
Kepala surat adalah bagian yang menunjukan nama instansi pemerintah yang menjadi sebagai penulis surat atau orang yang mengirim surat. Kapala surat ditulis dengan menyebutkan nama instansi terlebih dahulu dengan hurup capital, selanjutnya di iringi dengan alamat instansi bersangkkutan dengan penulisan pada umumnya (tidak capital keseluruhan), setelah itu antara kepala surat dan tempat dan tangal surat harus dipisahkan dengan garis berwarna hitam yang memanjang.

2. Tempat dan Tanggal surat
Dalam penulisan tempat dan tanggal surat ada beberapa kaidah yang harus kamu patuhi yaitu :

a. apabila dalam kop surat terdapat nama tempat atau wilayah instansi si pengirim maka tidak perlu lagi menyebutkan tempat atau alamat pengirim surat pada bagian tempat dan tanggal surat, sedangkan apabila pada kop surat tidak terdapat nam wilayah atau kota yang tercantum, maka pada bagian tempat dan tanggal surat wajib mencantumkan nama kota sipengirim surat.

b. dalam penulisan tanggal, bulan dan tahun tidak boleh di ikuti dengan tanda baca apapun, misal tanda baca seperti koma, titik, titik dua, strip lurus atau miring. Contoh penulisan tempat dan tanggal surat yang benar :

  • Jakarta, 12 April 2016
  • Surabaya, 15 Maret 2017
  • Jambi, 4 Oktober 2017
  • 1 Agustus 2015
  • 5 Februari 2016

3. Nomor, lampiran, dan perihal surat
Dalam penulisan nomor, lampiran, dan perihal surat ada beberapa kaidah yang resmi yaitu:

a. apabila dalam surat terdapat lampiran surat, maka hendaklah mencamtukannya pada bagian lampiran surat dengan menulis jumlahnya saja.

b. sedangkan apabila dalam surat tidak ada lampiran surat kamu tidak perlu menuliskan kata lampiran dalam surat, namun apabila kamu ingin menulis kata lampiran maka hendaknya diberi tanda baca (-) yang menandakan tidak ada lampiran surat.
Contoh 1 nomor,lampiran,perihal surat yang benar:
Nomor : 30/PG/SMK 1/V/2017
Lampiran : 2 lembar
Perihal : Permohonan izin
Contoh 2 nomor,lampiran,perihal surat yang benar:
Nomor : 10/PT/LITBANGDA/V/2016
Lampiran : 5 lembar
Perihal : Perpanjangan Kontrak
Contoh 3 nomor,lampiran,perihal surat yang benar:
Nomor : 30/PG/SMA 1/VII/2016
Perihal : Undangan
Contoh 4 nomor,lampiran,perihal surat yang yang benar:
Nomor : 30/PG/BPTD/X/2014
Perihal : Cuti Melahirkan


4. Alamat surat
Alamat surat berfungsi sebagai alamat tempat surat itu ditujukan yang dimulai dengan nama penerima disertai alamat sipenerim surat. Rata-rata kesalahan yang paling sering dilakukan oleh seseorang dalam membuat surat dinas terletak pada penulisan gelar, tanda baca, hurup capital hingga posisi tab yang  benar. Berikut ini beberapa contoh yang benar dalam penulisan alamat surat:

a. kesalahan yang sering dilakukan seseorang adalah menulis kata KEPADA, padahal kita sudah mengetahui bahwa surat itu ditujukan untuk si penerima surat, untuk itu kata KEPADA pada penulisan alamat surat yang benar tidak boleh cantumkan.

Contoh yang salah :
Kepada Yth. Kepala Pengelola 
                  gedung Runtuh jaya pesona
Contoh yang benar :
           Yth. Kepala Pengelola 
                  gedung Runtuh jaya pesona

b. dalam penulisan sapaan seperti gelar, bapak, ibu dan tuan, tidak digunakan didepan gelar, pangkat, dan jabatan, kecuali kalau langsung di ikuti name yang dituju.

Contoh yang salah :
Yth. Bapak Drs. Syamsul Bahri, M.Pd.I
Yth. Ibu Anita Jayanti,S.Pd.I
Contoh yang benar :
Yth. Drs. Syamsul Bahri, M.Pd.I
Yth. Anita Jayanti,S.Pd.I

5. Salam pembuka
Salam pembuka berarti berupa ucapan salam dalam bentuk yang formal, untuk negara Indonesia salam pembuka yang formal pada umumnya menggunakan kata “Dengan Hormat”

Tata cara penulisan yang benar yaitu diawali dengan huruf capital dan diakhiri dan tanda baca koma, contoh : Dengan horamt,

6. Isi surat
Dalam penulisan isi surat harus disesuiakan dengan tujuan serta porsi yang pas, jangan sampai membingungkan pembaca dengan berbagai kalimat yang berlebih, untuk itu usahakan singkat, jelas dan padat dengan menyampaikan maksud dan tujuan dari surat tersebut.

Dalam penulisan isi pada awal surat pada umumnya menggunakan kata yang sudah lazim seperti :

  • Dalam rangka memperingati …..
  • Menyambung surat kami tanggal…no…
  • Dengan ini kami beritahukan kepada….

7. Salam penutup
Dalam penulisan salam penutup, kaidah yang digunakan sama dengan penulisan salam pembuka, yaitu diawali dengan hurup capital dan diakhir dengan tanda baca koma. Berikut contoh salam penutup yang lazim digunakan:

  • Hormat kami,
  • Wasalam,

8. Nama dan tanda tangan pengirim
Cantumkan nama serta NIP jika ada, serta bubuhkan tanda tangan sebagai bentuk orentitas keaslian surat serta membubuhkan cap stempel.

9. Tembusan
Tembusan adalah bagian yang berfungsi ke bagian mana saja surat itu harus disampaikan pula, penulisan tembusan ditulis pada bagian pojok kiri surat. Berikut ini contoh penulisan lampiran surat:

Tembusan:
1. Ketua Yayasan Sosial Bakti Jaya
2. Ketua Komete Persatuan Buruh Indonesia

Nah, sekarang kamu sudah tahu bukan bagaimana kaidah – kaidah penulisan surat dinas yang benar, sebenarnya kaidah penulisan surat di atas berlaku untuk semua jenis surat resmi ataupun surat tidak resmi, semakin baik cara penulisan surat seseorang semakin tinggi pengetahuan dan tingkat intelektual yang dinilai orang lain (sipenerim surat).

Agar dapat memahami penjelasan tentang surat dinas diatas, ada baiknya kamu melihat contoh surat dinas dibawah ini, ulasannya sebagai berikut:

#Contoh Surat Dinas sesuai dengan kaidah yang baku
Agar pengetahuanmu semakin maksimal dan tidak bingung dalam penulisan surat dinas, perhatikan contoh surat dinas berikut ini. Contoh surat dinas :

Panitia Peringatan Hari Lahir Pancasila
SMK 1 Maju Terus Jambi
Jalan lorong Ataw 555, Pondok Aren, Jambi


Nomor             : 33/LP/SMK 1/X/2017                                            29 Mei 2017
Lampiran         : 2 Lembar
Perihal             : Permohonan izin

Yth. Kepala Pengelola
        Gedung  Pola Ramayan Jaya
        Jambi

Dengan hormat,
            Dalam rangka memperingati Hari lahirnya Pancasila, 01 Juni, OSIS SMK 1 Maju Terus bermaksud menyelenggarakan Seminar “Pancasila Sebagai Identitas Indonesia”.
            Adapun penyelenggaraan kegiatan tersebut kami rencanakan pada
Hari                 : Kamis
Tanggal           : 01 Juni 2017
Waktu             : Pukul 08.00 s.d selesai
Tempat            : Gedung Pola Ramayan Jaya

            Untuk itu, kami memohon izin agar dapat menggunakan tempat tersebut ada waktunya. Keterangan selengkapnya kami lampirkan bersama surat ini.
            Demikian surat permohonan ini kami sampaikan dengan harapan mendapat perhatian dari Bapak. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

                                                                            Hormat kami,
     Ketua Panitia                                                                                  Sekretaris
          TTD                                                                                             TTD

    Syamsul Bahri                                                                                 Fika Aryani

Nah, sekarang kamu makin tahu bukan bagaimana tat acara penulisan surat dinas yang baku sesuai dengan kaidah Bahasa Indonesia. Namun perlu kamu ketahui di setiap belahan dunia memiliki tata cara penulisan formalnya masing-masing, misalkan untuk negara barat yang menggunakan Bahasa inggris, baik itu britains atau Australian, mereke cendrung tidak memakai kop surat atau kepala surat.

Semakin banyak anda mempelajari dan membaca contoh-contoh surat dinas, semakin tambah paham nantinya anda mengenai cara menulis surat dinas yang benar, sampai jumpa lagi.

Baca juga :

Jahri Mahfus
Jahri Mahfus Seorang Penulis dan Freelancer

1 komentar untuk "Cara menulis surat dinas berdasarkan format yang baku beserta contohnya"

Berlangganan via Email